В статията се разглежда мястото и ролята на вътрешния одит в организацията, функциите и задачите на звеното за вътрешен одит, одитните ангажименти и одитните единици.

Същност, роля и обхват на вътрешния одит в болничните лечебни заведения

СЪЩНОСТ, РОЛЯ И ПРАВНА РАМКА НА ВЪТРЕШНИЯ ОДИТ

Вътрешния одит е независима и обективна дейност за даване на увереност и консултиране, предназначена да носи полза и да подобрява дейността на организацията. Вътрешният одит помага на организацията да постигне целите си чрез прилагането на систематичен и дисциплиниран подход за оценяване и подобряване ефективността на процесите за управление на риска, контрол и управление.

            Вътрешният одит играе съществена роля за постигане целите на организацията, като подпомага ръководството й чрез:

            1.Идентифициране и оценяване на рисковете в организацията;

            2.Оценяване на адекватността и ефективността на системите за финансово управление и контрол по отношение на:

            а) идентифицирането, оценяването и управлението на риска от ръководството на организацията;

            б) съответствието със законодателството, вътрешните актове и договорите;

            в) надеждността и всеобхватността на финансовата и оперативната информация;

            г) ефективността, ефикасността и икономичността на дейностите;

            д) опазване на активите и информацията;

            е) изпълнението на задачите и постигането на целите.

          3. Даване на препоръки за подобряването на дейностите в организацията.

          Правната рамка на вътрешния одит в болничните заведения е очертана от Закона за вътрешния одит в публичния сектор(ЗВОПС), ДВ. бр.51 от 2016г. Според този закон търговските дружества, включително лечебните заведения, с над 50 на сто държавно и/или общинско участие в капитала и с годишен оборот над 10 млн.лв. за всяка от последните три години, задължително трябва да провеждат вътрешен одит и да изградят в структурата си звено за вътрешен одит(ЗВО).

Звеното за вътрешен одит изпълнява задачите си ефективно и обективно ( без натиск или упражняване на влияние), само когато осъществява дейността си независимо. Ръководителят на звеното за вътрешен одит докладва директно на изпълнителния директор, с което се гарантира функционалната и организационната независимост на вътрешния одит.

ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ НА ЗВО

Звено „Вътрешен одит“(ЗВО), осъществява дейността по вътрешен одит на всички структури, програми, дейности и процеси в организацията, включително финансираните със средства от Европейския съюз.

Общи функции на ЗВО:

1.Планира, извършва и докладва за дейността по вътрешен одит в съответствие с действащото законодателство, Международните стандарти за професионална практика по вътрешен одит, Етичния кодекс на вътрешните одитори, Статута на звено „Вътрешен одит“ и утвърдената от Министъра на финансите Методология за вътрешен одит в публичния сектор;

2.Изготвя на базата на оценка на риска тригодишен Стратегически план и Годишен план за дейността си, които съгласува с изпълнителния директор на лечебното заведение(ЛЗ);

3.Изготвя одитен план за всеки одитен ангажимент за увереност, който съдържа обхват, цели, времетраене и разпределение на ресурсите за изпълнение на ангажимента;

4.Дава независима и обективна оценка за състоянието на одитираните системи за финансово управление и контрол;

5.Проверява и оценява за съответствието на дейността на ЛЗ със законите, подзаконовите нормативни актове, вътрешните актове и договорите, надеждността и всеобхватността на финансовата и оперативната информация, създадената организация за опазване на активите и информацията, както и ефективността, ефикасността и икономичността на операциите и изпълнението на договорите, и поетите ангажименти;

6.Консултира изпълнителния директор на ЛЗ по негово искане, като дава съвети, мнения, обучения и др. Консултациите са с цел подобряване процесите на управление на риска и контрола, без поемане на управленска отговорност за това;

7.Докладва и обсъжда с изпълнителния директор на ЛЗ и с ръководителите на структурите, чиято дейност е одитирана, резултатите от всеки извършен одитен ангажимент  и представя одитен доклад;

8.Дава препоръки в одитните доклади за подобряване на адекватността и ефективността на системите за финансово управление и контрол, подпомага изпълнителния директор при изготвянето на план за действие и извършва проверки за проследяване изпълнението на препоръките;

9.Изготвя и представя на изпълнителния директор годишен доклад за дейността по вътрешен одит, който се изпраща на дирекция „Вътрешен одит“ към Министерство на здравеопазването, в срок до 31 януари на следващата година;

10.Осигурява повишаването на професионалната квалификация на вътрешните одитори и осъществява контакти с другите звена за вътрешен одит от организациите от публичния сектор, с цел обмяна на добри практики.

ОДИТНИ АНГАЖИМЕНТИ

Вътрешният одит се осъществява чрез два вида одитни ангажименти:

1. Одитен ангажимент за даване на увереност – предоставяне на обективна оценка на доказателствата от страна на вътрешния одитор, с цел да се предостави независимо мнение или извод относно процес, система или друг обект на одит.
2. Одитен ангажимент за консултиране – изразява се в даване на съвет, мнение, обучение и други, предназначени да подобряват процесите на управление на риска и контрола, без вътрешният одитор да поема управленска отговорност за това. 

                  В Многопрофилна болница за активно лечение “Д-р Атанас Дафовски“ АД-Кърджали е създадено звено „Вътрешен одит“ във връзка с чл.12, ал.2, т.6 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор /ЗВОПС/ДВ. бр.51 от 2016г. и функционира от 01.11.2016г.

От функционирането си до сега ЗВО има одобрен от изпълнителния директор на лечебното заведение Статут и вътрешни правила за дейността си. Следваща задача на ЗВО е изготвянето на тригодишен Стратегически план за дейността си, базиран на оценката на риска. Процесът на стратегическото планиране преминава през отделни етапи, които са взаимосвързани.

ОДИТНА ВСЕЛЕНА

Одитната вселена е изчерпателен списък на всички одитни единици в организацията - структури, системи, дейности, проекти и програми, подлежащи на вътрешен одит. Но поради спецификата на лечебното заведение някои от областите и процесите остават извън обхвата на дейността по вътрешен одит. Те са обичайно обект на проверка от други контролни институции като НЗОК/РЗОК  и ИА“Медицински одит“. Такива процеси са:

• Състоянието на структурата, управлението, дейността и организацията на медицинското обслужване в ЛЗ;
• Спазване на утвърдените медицински стандарти за осъществяване на лечебната дейност;
• Медицински дейности и услуги, подлежащи на контрол и заплащане от НЗОК.

За определяне на одитната вселена, ръководителят на вътрешния одит(РВО) е използвал събраната  информация за структурата на организацията, йерархичните зависимости.

Списъкът на одитната вселена обхваща целите и аспектите от дейността на лечебното заведение, имащи ключова роля за изпълнение на нейната мисия, целите и дейностите.

В обхвата на дейността по вътрешен одит са включени и дъщерните фирми на организацията.

При определяне на одитната вселена е използван функционален подход - разделяне на системите според функцията и ролята, която имат при извършване на специфичните дейности на ЛЗ.

При определяне на одитната вселена е взето предвид и установено:

• кои одитни единици играят основна роля за изпълнение на управленската цел и кои подпомагат изпълнението и;
• връзките между одитните единици, за да се разбере до каква степен одитът на една одитна единица може да доведе до констатации, относими до друга;
• мнението на ръководството за това кои области се считат за високорискови.

Изготвеният от РВО списък на идентифицираните и оценени единици на одитната вселена подлежи на актуализиране при настъпили промени в структурата, дейностите, системите и процесите в организацията, в зависимост от избрания подход.

В списъка също така могат да бъдат включени системи/дейности и процеси, които предстои да бъдат въведени или са в процес на разработване.

Одитните единици са:

1.Управленски процеси.

2.Управление на риска.

3.Функциониране на системите за финансово управление и контрол.

4.Финансова политика и счетоводство.

5.Управление на човешките ресурси.

6.Обществени поръчки.

7.Реализиране на приходи.

8.Стопански дейности.

9.Управление на собствеността.

10.Спомагателни дейности за обслужване на медицинската дейност.

11.Управление на европейски средства.

ОЦЕНКА НА РИСКА

След като са идентифицирани всички единици от одитната вселена, същите следва да бъдат оценени. Оценката на одитните единици включва изчисляване на рискови индекси, които се получават чрез: определяне на рискови фактори и оценителна скала за всеки рисков фактор; определяне на тегла на рисковите фактори; оценяване на всяка одитна единица; приритизиране на одитните единици.

Всяка  идентифицирана  единица  от одитната вселена се оценява по предварително зададени рискови фактори. Рисковите фактори представляват условията/средата/причините, които пораждат или засилват рисковете.

За МБАЛ“Д-р Атанас Дафовски“ АД-Кърджали ръководителят на ЗВО  определя рискови фактори, които са относими за всички одитни единици от одитната вселена, като изборът на рисковите фактори е мотивиран.

Скалата за оценка на рисковите фактори е от 1 до 3 и критерийте за оценка на същите са:

КРИТЕРИЙ                                                                          ОЦЕНКА

Ниски стойности/липса на промяна                                   1

Средни стойности/средна(ограничена) промяна            2

Високи стойности/значителна промяна                            3

Рискови фактори и критериите за оценката им: 

Рисков фактор                          Критерии за оценка                             Оценка

Финансов ресурс                      До 5 000 000 лв.                                        1

                                                От 5 000 001 до 10 000 000 лв.                    2

                                                      Над 10 000 000 лв.                                    3

Мотиви:            Допускането на грешки и несъответствия

                           при разходването на финансовия ресурс,

                           в зависимост от големината на финансирането

                           и обема на транзакциите може да доведе до

                           непостигане на стратегическите цели на

                            лечебното заведение.

Структурни                        Няма структурни промени за                           1

промени                             последните  3 години

                                     Извършени са малко на брой                                 2

                           /незначителни/ структурни промени

                                 през последната  една година

                              Настъпили са значителни структурни                            3

                            промени през последната една година

Мотиви:            Чести и значителни структурни промени

                           в дейността и възлагането на нови

                           функции може да доведе до  увеличаване

                           вероятността от грешки и несъответствия.

Сложност на                          Прилагат се  основно от 1-4                         1

нормативната уредба            нормативни акта

                                                 Прилагат се от 5 до 6                                     2

                                                               Над 6                                                    3

Мотиви:                Колкото по сложна и по често е променяна                                                      нормативната уредба, въз основа на която

                               дадена структура осъществява своята дейност,

                               толкова по голям е рискът от допускане на

                                 грешки или несъответствия.

Промени в                                Няма промени в нормативната                   1

нормативната уредба            уредба през последната година

                                                   Нормативните актове са променяни            2

                                                   през последните 2 години, но не са

                                                  въвеждани нови специфични изисквания                                                   

                                            Има значителни промени в нормативната        3                                              уредба, въведени са нови специфични

                                              изсквания, относими към одитната единица

Мотиви:                   Нормативната уредба е база за установяване на                                          съответствие на действията на ръководството на                                          организацията и ръководителите на структурни

                                 звена с нормативни и вътрешни разпоредби,                                                 политики и процедури,сключени договори.

                                 Всички дейности и процеси осъществявани в ЛЗ

                                се регламентират с нормативни и вътрешни актове.

                                 Неспазването на нормативните изисквания поражда                                          правен риск. 

Надеждност на                  Въведени са всички компоненти                     1

системата за                      на вътрешния контрол в ЛЗ и

вътрешен контрол           ръководството е компетентно по

                                            въпросите свързани с вътрешния контрол и                                                   разбира неговата същност и важност

                                       Не са въведени всички компоненти на                   2                                        вътрешния контрол в ЛЗ, но ръководството

                                   има добро разбиране за същността на контрола и                                        желание за подобряването и усъвършенстването му

                                  Слаб вътрешен контрол и ръководството не             3                                    разбира същността, важността и необходимостта

                                  от  въвеждането му

Мотиви:                    Контролните дейности, въведени от ръководството                                     са основен елемент от системите за финансово                                             управление и контрол. Чрез  тях се намаляват                                               рисковете от непостигане целите на организацията.

Текучество на       Няма промяна в състава на ръководния                        1

персонала           и експертния персонал през последните три години

                            Запазване на ръководния персонал и                                2

                            промяна на по-малко от 10% от състава на

                             експертния персонал през последните 3 години

                          Промяна в ръководния състав и в над 10%                         3

                              от експертния през последните 3 години

Мотиви:        Този фактор отразява до каква степен персоналът е                                      подготвен за изпълнение на основните цели на                                            дружество.Осигуряването на компетентен перосонал е в                          основата на ресурсното обезпечаване  с оглед постигане                           на целите на ЛЗ. Факторът е относим за всички одитни                              единици и дава възможност от допускане на оперативен                          риск при осъществяване на определени дейности и процеси.

Брой проведени

процедури за възлагане

на обществени поръчки

                          Проведени обществени поръчки от                                     1

                         1 до 5 бр. за последната година

                          Проведени обществени поръчки от                                     2

                          5 до 10 бр. за последната година

                          Проведени обществени поръчки над                                  3

                          10 бр. за последната година

Мотиви:

                Измененията и сложността на нормативните и вътрешни                           актове, регламентиращи провеждането на процедури за                             възлагане на обществени поръчки в голяма степен влияят                          върху постигането на стратегическите и оперативни цели на                    ЛЗ.  Колкото по–сложно е законодателството,  толкова по                           трудно се обхваща, управлява и контролира провеждането на                    процедурите.

За всеки рисков фактор ръководителят на ЗВО задава тегло(тежест) в зависимост от относителната важност на различните фактори, като общият сбор на теглата по рискови фактори не трябва да надвишава 1,00.

Рисковият индекс за всяка одитна единица се получава, като:

• всяка одитна единица се оценява чрез поставяне на оценки по избраната скала за всеки рисков фактор;
• поставените оценки се умножават по зададеното тегло на съответния рисков фактор;
• резултатите се сумират, за да се получи финалната оценка на риска за всяка одитна единица(рисков индекс).

       Рисковите индекси са необходими за класифицирането на одитните единици като високорискови, среднорискови и нискорискови. За целта трябва да се изберат подходящи граници съответно за висок, среден и нисък риск. Границите се определят в зависимост от стойностите на рисковите индекси за всяка система.

      Целия процес по оценката на риска и резултатите от нея предстои да бъде извършен и обсъден с ръководството на лечебното заведение.     

      В заключение -  дейността на звеното за вътрешен одит е важна част от системата за вътрешен контрол в лечебното заведение, предназначена да носи полза и да подобрява неговата дейност.

Тодор Черкезов, Таня Тютюнджиева

Медицински меридиани , 2017, бр1