Да се уговориш за интервю с потенциален работодател, цивилизовано да представиш фирмата на клиент или да разрешиш проблем с делови партньор...

Във всички тези, а и в много други случаи ще ви е необходимо умение да разговаряте по телефона. Това е незаменим навик, неразделна част от кариерата, често имиджът на компания или на отделния специалист зависи от грамотното му поведение, когато слушалката е в ръка. Какви са тайните на успешните телефонни преговори?

Тъй като по време на телефонен разговор събеседникът ви не ви вижда, обърнете особено внимание на интонацията. От това доколко доброжелателно звучи вашият глас, зависи не само настроението на човека, с когото разговаряте, а и представата му за компанията ви. Затова е важно да запазите усмивката, докато разговаряте. Дори позата, в която седите, има значение. Ако сте се отпуснали на стола, това може сериозно да повлияе върху тембъра на гласа ви и да му придаде интонация на незаинтересованост и апатия. Ако сте изправени, това ще ви мобилизира и ще направи речта ви напориста и енергична, но възможно е да се прокрадне излишна нетърпеливост.

Опитайте се да се настроите към темпото на събеседника. Ако той говори бавно и отчетливо, не забързвайте разговора, произнасяйки по сто думи в минута. Така мисълта ви трудно ще бъде следена. Ако човекът говори бързо, вероятно няма време и определено ще го раздразните с бавен говор и продължителни паузи. 

Най-важната част от разговора е поздравът, защото той задава тона по-нататък. Вместо „здравейте” употребявайте „добър ден”. „Добро утро” и „добър вечер” използвайте за по-неформално общуване. Астрономическото време при деловия разговор не е толкова важно. При всички положения работното време е през деня.

Когато телефонът в офиса ви звънне, първите ви думи трябва да бъдат името на компанията, а след това вашата длъжност, а не „да”. Човекът отсреща трябва веднага да се ориентира на правилното място ли звъни.

Винаги е необходимо да се представяте, като името и длъжността си съобщава първо този, който се обажда.

Когато звъните вие, след като се представите, разберете дали събеседникът ви има време и чак тогава може да съобщите целта на обаждането си. Това е особено важно, ако избирате мобилен телефон, защото в този момент човек може да се намира къде ли не. Когато се интересувате има ли възможност събеседникът ви да говори, демонстрирате уважение към времето му.

Ако разговорът се е проточил прекалено дълго, не бързайте да се извинявате. По-добре благодарете на събеседника си, че ви е отделил от времето си. Извинителният тон не се препоръчва при деловото общуване.

-brr-

Не дръжте дълго слушалката, докато чакате да ви отговорят. Максимумът е 5-6 позвънявания. А отговаряйте след 2-3 позвънявания. Такава оперативност се смята за добър тон в общуването и пести време на човека, който ви търси. Но и не бива да се хвърляте върху телефона след първия звън. Първо, можете да създадете впечатление, че нямате какво да правите на работното си място, второ - човекът отсреща може да зацикли от толкова експедитивно отговаряне. Нормалната продължителност на делови разговор е 5 минути. Лирическите отстъпления с партньор или клиент не са уместни и отнемат излишно време.

Дългите паузи в деловите разговори не се препоръчват. Те нервират и губят времето на събеседника ви. Не го карайте дълго да чака. Ако ви е необходимо спешно да решите някакъв проблем, по-добре помолете да ви звъннат отново или обещайте сами да се обадите.
За деловия разговор трябва да се подготвите предварително. На всеки му се е случвало да се обажда два, че и три пъти на един и същи човек, за да уточни някакви детайли, пропуснати при първия разговор. За да се избегнат подобни ситуации, предварително си съставете списък с въпросите и проблемите, които ще обсъждате. Това ще предотврати и дългите дразнещи паузи. На събеседника ви няма да му се наложи да чака, докато вие търсите необходимия документ или се ровите в базата данни за някой телефон.

Старайте се да избягвате едносричните отговори. Ако бързате да затворите телефона, ще оставите у човека отсреща изключително негативно впечатление. Ако ви питат работите ли в петък, не отговаряйте с „да” или „не”. Дайте и някаква допълнителна информация, например можете да уточните часовете, в които работите.

Ако човекът, който се обажда, търси някого от вашите колеги, който отсъства, не съобщавайте само, че го няма. Задължително кажете кога може да бъде намерен и попитайте дали не трябва да предадете някакво съобщение на колегата си.