Проверката е за правилното отчитане на разходите за заплати

О Д И Т Е Н Д О К Л А Д

За извършен одитен ангажимент за увереност относно законосъобразното определяне, осчетоводяване и отчитане на разходите за заплати и установяване наличието и ефективността на контролните дейности по отношение на тях, както и дали разписаните контролни дейности, касаещи тяхното определяне, начисляване и изплащане, са адекватни и ефективни в ЦСМП – София.

гр. София,

м. май, 2014 година

РЕЗЮМЕ

Настоящият доклад е резултат от извършен одит с цел: даване на увереност за законосъобразното определяне, осчетоводяване и отчитане на разходите за заплати и установяване наличието и ефективността на контролните дейности по отношение на тях, както и дали разписаните контролни дейности, касаещи тяхното определяне, начисляване и изплащане, са адекватни и ефективни в ЦСМП – София.

Одитът беше извършен в съответствие със Закона за вътрешен одит в публичния сектор, Стандартите за вътрешен одит в публичния сектор, Етичния кодекс на вътрешните одитори и Наръчника за вътрешен одит.

Информацията в доклада е предназначена да подпомогне работата на ръководството на ЦСМП – София при управлението на средствата на центъра.

В резултат на извършените от вътрешния одитор проверки беше установено:

Във Вътрешните правила за определяне на работната заплата на работниците и служителите в ЦСМП – София не са включени множество процеси и дейности, както и контролни процедури, в т. ч. видовете допълнителни възнаграждения, изплащани на персонала на центъра, системи и методи за оценка на работните места и на длъжностите; определянето на индивидуалните работни заплати в зависимост от приети критерии за сложност и отговорност на изпълняваната работа, образователна степен, придобитата допълнителна квалификация, професионален опит и др., както и тяхната тежест; система за оценка на изпълнението на служителите от центъра, с изключение разпределение на средствата за допълнителни възнаграждения за постигнати резултати от труда; процедура за планиране на средствата за работни заплати и допълнителни възнаграждения; процедури за договаряне на работни заплати и др.

Не се изготвят длъжностни разписания ежегодно, считано от 01.01 за съответната година в съответствие с утвърдения бюджет на Центъра. Не се изготвят поименни разписания при промяна на началните работни заплати и при промени в състава на центъра.

Не се изпълнява изискването на чл.4а, ал.1 от Правилник за устройството и дейността на център за спешна медицинска помощ, съгласно който „структурата на центъра и щатното разписание по длъжности се утвърждават ежегодно от министъра на здравеопазването по предложение на директора, което се отправя в срок до 10 януари на текущата година.”.

ØВсички изготвени от ЦСМП длъжностни разписания са изготвени в пряко противоречие с изискванията на чл.8, ал.1 от Правилник за устройството и дейността на център за спешна медицинска помощ и с медицински стандарт „Спешна медицина”и не отговарят на изискванията за структуриране на екипите. Изготвените поименни разписания не съответстват в голяма степен на утвърдената численост по структури в длъжностните разписания.

ØДопуснато е петнадесет лица да бъдат вписани два пъти в поименното разписание в две различни структурни звена. В поименните разписания не са включени лица, назначени в предходни периоди и е вписано лице, което е напуснало в предходен месец. Длъжностното лице „икономист ТРЗ”, на което е възложено изготвянето на поименните разписания в продължение на години изготвя проекти на същите в несъответствие с утвърдените от директора длъжностни разписания, не изготвя реални разчети за необходимите средства за нощен и извънреден труд и допуска вписването на едно и също лице два пъти в поименното разписание. На практика не са изготвяни реални разчети за необходимите средства за изплащане на нощен труд и извънреден труд, тъй като различията с посочените планови суми са с разлика от над 100%. Финансовият контрольор не осъществява предварителен контрол на длъжностните и поименни разписания. Във всички трудови договори за назначаване на мед. служители и шофьори не е посочен вида на екипа в който се назначават.

ØКъм 31.12.2013 г. в центъра работят 25 лекари без специалност, с което не са спазени изискванията на медицински стандарт „Спешна медицина“.

ØНе са спазени длъжностните разписания на центъра и е допуснато лица /шофьори/ неотговарящи на минималните изисквания за заемане на длъжността да работят в ЦСМП - София.

ØПрилаганата практика в Центъра за отчитане на положените дежурства позволява всеки месец половината от работното време на служителя да се отчита по прогнозния график и води до постоянни ежемесечни корекции във ведомостта за следващия месец, с цел реално отразяване на отработеното време на служителите, след 15 дата на текущия месец.

Формирането на екипи от медицински персонал и шофьори за обезпечаване на дежурствата става в противоречие с определената им месторабота в утвърденото поименно разписание на длъжностите в ЦСМП. Липсва основание при изрично посочено изискване за структуриране на персонала по видове екипи, посочено в чл.8, ал.1 от Правилника за устройството и дейността на център за спешна медицинска помощ, графиците за дежурства да не се съобразяват с това изискване. Още повече, че не става дума за извънредни дежурства а за дежурства по график.

Освен изложеното, прави впечатление, че единствено в ЦСМП София се изготвя график за „резервни шофьори”, които за двете дежурства са различен брой. За дневната смяна „резервни шофьори” са 7 човека, от които 3 човека са включени в графика, на мястото на отсъстващи такива. От останалите 5 шофьори нямат изминати километри и те на практика не са изпълнявали служебните си задължения, за които са назначени, но дежурствата са заплатени.

ØДопуснато е определянето на индивидуалните работни заплати за някои категории служители - основно медицински професионалисти по здравни грижи, да бъде значително по-ниско от други длъжности в администрацията на центъра със същото или по-ниско образователно ниво. Нивото на незаети длъжности е много високо и трайно, като се наблюдава висока неизползваема планова численост на персонала, с цел формиране на икономии и използването им за ДМС.

ØПрилаганата Методика за определяне на реда и условията за разпределение на средствата за допълнителни възнаграждения за постигнати резултати от труда на работниците и служителите на ЦСМП София регламентира в достатъчна степен процеса по оценяване на резултатите от труда, но не регламентира единствено начина на оценяване на ръководителите на отделите и звената, както и завеждащите работна смяна.

ØИмотът намиращ се на бул. „Овча купел” № 89, район „Овча купел”, местност „Земляне” не се използва ефективно – малка част от наличните гаражни клетки се използват по предназначение, тъй като линейките местодомуват във филиалите. Имотът намиращ се на ул. „Златица” № 60, район „Оборище”, кв. „Хаджи Димитър” не се използва от ЦСМП, но не са предприети действия пред МЗ за освобождаването му.

ØВ ЦСМП-София не са разписани вътрешни правила обхващащи управлението, организацията, дейността, отчетността и контрола вкл. предварителен контрол за законосъобразност на почивна база „Добринище”. Почивната база не се използва ефективно целогодишно, като се наблюдават и месеци с нулева използваемост, а извършените разходи многократно надвишават получените приходи.

ØИзползваните програмни продукти за отчитане на горивото на автомобилите, лекарствата и консумативите обхващат всички аспекти от разходването им. Те обаче не дават възможност за извършване на инвентаризация на посочените материални запаси, тъй като практически липсва възможност за съпоставяне с цел установяване на съответствие, че данните от различни документи и източници съвпадат, което не съответства на чл.9, ал.1, т.1 и т.3 от Закона за счетоводството и е в противоречие с утвърдената от министъра на здравеопазването Счетоводна политика.

ØРегламентираните в Процедура за инвентаризация на активите и пасивите, срокове за извършване на инвентаризации не отговарят на заложеното в чл.22, ал.1 от Закона за счетоводството. Не са разписани изчерпателно процеси и дейности свързани с инвентаризацията, брака и ликвидацията както и контролни процедури вкл. предварителен контрол.

ØВ Процедура за реда за получаване и управление на дарения от ЦСМП-София не е регламентирано осъществяването на предварителен контрол, което е довело до неспазване на Процедурата, като: не е определена цената на дарени глюкомери по съответния ред, както и липсата на счетоводно отразяване на дарени слушалки с микрофон.

ØЛипсата на регламентиран предварителен контрол за законосъобразност по отношение реда за предоставяне на работно облекло и лични предпазни средства е довело до:

- липса на предварителни консултации с представители на синдикалните организации, с представители на работниците и служителите по чл.7, ал.2 от Кодекса на труда и с комитета групата по условия на труд, съгласно чл.6, ал.2 от Наредба за безплатното работно и униформено облекло.

- липса на извършена оценка на работодателя по отношение на ЛПС, с което не са спазени изискванията на чл.16, ал.1, ал.2 и ал.3 от Наредба № 3 от 19.04.2001 г. за минималните изисквания за безопасност и опазване на здравето на работещите при използване на лични предпазни средства на работното място.

ØНе е извършван и документиран предварителен контрол за законосъобразност на различните етапи от провеждане на процедурите по ЗОП в центъра.

Описаните слабости, грешки и нередности са оценени в зависимост от риска, който носят за постигане целите на одитираната дейност и в резултат на това могат да бъдат направени следните изводи:

Разписаните вътрешни правила, въведените контролни процедури и прилаганата практика в ЦСМП – София не са били ефективни, което е довело до:

- пропуски, грешки и несъответствия по отношение на графиците, длъжностните и поименни разписания, липсата на стратегия по управление на човешките ресурси не само води до риск от неефективно и незаконосъобразно разходване на бюджетни средства, но и до нарушения;

- ръст на работните заплати на определени категории персонал с по-висока стъпка от други, без за това да бъдат приложени обективни критерии. Липсата на договаряне за определяне на начални основни работни заплати за административните длъжности е довела до завишение спрямо началните работни заплати в сравнение с медицинските професионалисти по здравни грижи.

Разписаните вътрешни правила и въведените контролни процедури не обезпечават икономичното и ефективно разходване на бюджетните средства за постигане целите на центъра.